“Nâng cao năng lực đội ngũ”, “phát triển năng lực”… luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Tuy nhiên “Năng lực là gì”; “Nâng cao năng lực đến đâu?” và “Làm thế nào để nâng cao năng lực?” thì chưa hẳn đã được hiểu và trả lời đầy đủ đối với bản thân người lao động và cả nhà quản lý.
Năng lực cá nhân là gì?
Năng lực cá nhân được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có, thể hiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công việc và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Kiến thức: là những thông tin, phương pháp làm việc, quy định, quy trình, thủ tục… mà người lao động cần phải biết và hiểu để thực hiện công việc được giao. Ví dụ: kiến thức pháp luật về lao động, thủ tục bảo hiểm xã hội, quy trinh tuyển dụng, phương pháp khảo sát mức độ hài lòng nhân viên…
Kỹ năng: là những hành động, thao tác được thực hiện thuần thục, ổn định trên cơ sở tập luyện và vận dụng kiến thức, để thực hiện và hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: đánh máy vi tính và trình bày văn bản, sử dụng phần mềm nhân sự/kế toán, viết kế hoạch và báo cáo, phỏng vấn tuyển dụng nhân viên…
Khả năng: là những phẩm chất và tố chất cá nhân mà công việc yêu cầu người thực hiện công việc cần có, thông qua quá trình rèn luyện và/hoặc thiên phú. Ví dụ: khả năng chịu áp lực công việc cao; khả năng đàm phán và xử lý xung đột; khả năng hùng biện trước đám đông; khả năng sáng tạo…
Từ điển năng lực là gì?
Từ điển năng lực là gì? Từ điển năng lực là tập hợp tất cả các năng lực (Bao gồm kiến thức, thái độ, kỹ năng) được chuẩn hóa và áp dụng cho các chức danh công việc tại tổ chức, nó được xây dựng phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù của tổ chức. Mỗi vị trí công tác trong tổ chức cần có khung năng lực áp dụng cho vị trí đó.
Tùy từng tổ chức sẽ có bộ từ điển năng lực đặc trưng phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa của mỗi tổ chức. Kết cấu của từ điển năng lực gồm 3 nhóm năng lưc chính sau:
Nhóm năng lực chung: phản ánh văn hoá và năng lực cốt lõi của tổ chức, yêu cầu tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.
Nhóm năng lực chuyên môn/ đặc thù: là những kiến thức, kỹ năng… thuộc lĩnh vực chuyên môn hoặc mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.
Nhóm năng lực quản lý: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
Vai trò của từ điển năng lực trong quản trị nhân sự
Tổ chức là một tập hợp những cá nhân làm việc với nhau nhằm đạt được mục đích, mục tiêu của tổ chức. Năng lực của tổ chức chính là năng lực của từng cá nhân tạo nên, được bồi dưỡng, phát triển thành năng lực cốt lõi đặc trưng của mỗi tổ chức.
Như vậy, nhiệm vụ của quản lý nhân sự chính là việc lựa chọn, phát triển, không ngừng tìm cách nâng cao và sử dụng hiệu quả năng lực làm việc của từng cá nhân. Quá trình trên bắt đầu từ việc xác định những năng lực cần thiết, lựa chọn các cá nhân có năng lực phù hợp, sử dụng và khai thác năng lực, thường xuyên đánh giá và đào tạo, bồi dưỡng năng lực đáp ứng với yêu cầu mới.
Việc xác định và xây dựng các cấp độ tiêu chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng. Nó sẽ là cơ sở để:
Hoạch định nhân sự: Trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn, đánh giá cơ cấu chất lượng nhân sự hiện tại và xác định mục tiêu, kế hoạch phát triển – nâng cao năng lực cho đội ngũ thời gian kế tiếp.
Tuyển dụng: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực làm cơ sở đưa ra tiêu chí đăng tuyển/phỏng vấn/tuyển chọn đảm bảo chọn được những ứng viên có được những năng lực mà công việc yêu cầu.
Đào tạo & Phát triển: Thông qua đánh giá định kỳ và mục tiêu phát triển năng lực, xác định chính xác nhu cầu và đối tượng cần đào tạo để triển khai kế hoạch đào tạo, đảm bảo tính hiệu quả.
Đánh giá: Tiêu chuẩn năng lực là cơ sở, tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhằm phản ánh khách quan, trung thực về năng lực làm việc của nhân viên.
Tiền lương: Gắn các miền/bậc tiền lương tương ứng với các cấp bậc năng lực. Định kỳ thông qua thử tay nghề và quá trình đánh giá thành tích mà xem xét người lao động đã phát huy được năng lực ổn định ở cấp độ nào để xem xét nâng bậc lương tương ứng.
Các bước xây dựng từ điển năng lực
Bước 1: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực chung và riêng mà công ty cần có, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
Bước 2: Xác định các cấp độ (level) từ thấp nhất đến cao nhất và mô tả cho từng cấp độ đó cụ thể và rõ ràng.
Bước 3: Gắn cho mỗi chức danh công việc một tập hợp các năng lực cần có tương ứng với cấp độ phù hợp với yêu cầu công việc.
Bước 4: Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên với tiêu chuẩn năng lực để xác định khoảng cách, đưa ra các biện pháp về đào tạo và tổ chức nhân sự.
Bước 5: Định kỳ đánh giá về kết quả thực hiện tiêu chuẩn năng lực của từng nhân viên, ở từng đơn vị/ bộ phận, Từ đó, xác định mục tiêu tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp với định hướng phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức.
Những khó khăn trong quá trình xây dựng từ điển năng lực
Định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh, giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng
Mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể, bất khả thi
Thiếu sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo
Thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về từ điển năng lực
Thiếu sự thống nhất và đồng lòng của nhân viên do không tuyên truyền đúng
Đẽo cày giữa đường do bộ phận nhân sự đảm nhận nhưng quá tải công việc
Đưa ra tiêu chuẩn năng lực quá cao hoặc quá thấp so với thực tiễn
Sợ sa thải, mất việc, tâm lý hoang mang do hiểu sai mục đích của từ điển năng lực
Với sự tư vấn của các chuyên gia trong ngành quản trị nguồn nhân lực cùng với việc tham khảo các tài liệu liên quan, phần mềm quản trị nguồn nhân lực iHCM đã thiết lập sẵn 86 khung năng lực tương ứng với 102 vị trí công tác cơ bản mà các tổ chức/doanh nghiệp thường sử dụng. Bộ tự điển năng lực có sẵn này sẽ giúp cho việc thiết lập bản đồ khung năng lực của tổ chức/doanh nghiệp được tiến hành nhanh chóng. Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức tư vấn, doanh nghiệp chỉ nên chọn 15 – 25 khung năng lực cho tất cả các vị trí công tác của mình.
Tổng hợp các phương pháp tính định mức công việc
Định mức công việc hết sức quan trọng, tuy nhiên việc áp dụng kĩ thật này trong quản trị nhân lực khác nhau ở những loại hình khác nhau. Nếu đặc thù công việc lặp lại ổn định như các dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch lặp lại tại văn phòng giao dịch thì việc áp dụng định mức nhân công có tính chặt chẽ và hữu dụng như doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị, …
Ngược lại, những công việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp như thiết kế…thì định mức công việc chỉ có tính định mức tham chiếu trong quản trị để áp dụng các kĩ thuật khác nhằm quản trị hiệu quả nhân lực.
Công tác định mức công việc phải được tiến hành có khoa học, có hệ thống để đưa ra mức chính xác nhằm nâng cao hiệu quả của hình thức trả lương theo sản phẩm. Hoàn thiện công tác định mức là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào. Mặc dù điều này không dễ dàng, nó mang tính quần chúng cao và đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của đông đảo cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Chất lượng của mức lao động phụ thuộc rất lớn vào phương pháp định mức công việc. Có rất nhiều phương pháp để xác định mức lao động nhưng trong thực tiễn sản xuất thường áp dụng chủ yếu phương pháp tổng hợp và phương pháp phân tích.
Nhóm phương pháp tổng hợp
Đây là nhóm phương pháp chủ yếu dựa vào kết quả nghiệm thu sản phẩm hoặc kinh nghiệm để xác định mức công việc cho toàn bộ bước công việc.
Định mức bằng phương pháp tổng hợp giản đơn, tốn ít thời gian trong thời điểm ngắn có thể xây dựng hàng loạt. Nhưng khi áp dụng phương pháp này có phần hạn chế là: mức xây dựng không chính xác, kế hoạch không chính xác với từng nơi các điều kiện tổ chức sản xuất, tổ chức lao động còn thấp và áp dụng cho những công việc không ổn định, bao gồm:
• Phương pháp thống kê – kinh nghiệm
Phương pháp này dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm để xây dựng định mức.
Cách thức tiến hành:
– Thống kê năng suất lao động của những người thực hiện các công việc cần xây dựng định mức
– Tính năng suất lao động trung bình
– Tính năng suất lao động trung bình tiên tiến
– Kết hợp năng suất lao động trung bình với kinh nghiệm
• Phương pháp dân chủ bình nghị
Là phương pháp xác định bằng cách cán bộ định mức dự tính bằng thống kê hoặc kinh nghiệm rồi đưa ra cho công nhân cùng thảo luận quyết định.
• Phương pháp kinh nghiệm
Là phương pháp xây dựng định mức dựa vào kinh phí chủ quan đã tích lũy được của cán bộ định mức, giám đốc phân xưởng hoặc công nhân có thâm niên trong sản xuất.
* Nhóm phương pháp phân tích
Phương pháp này được thực hiện bằng cách phân chia và nghiên cứu tỉ mỉ các bước công việc và từng bộ phận hợp thành của nó, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới thời gian hao phí, trên cơ sở đó áp dụng phương pháp hoàn thiện quá trình lao động, loại trừ những tồn tại của quá trình sản xuất, tổ chức lao động không phù hợp. Qua việc tính toán và nghiên cứu thời gian hao phí cho từng yếu tố và từ đó xác định mức lao động cho cả bước công việc, bao gồm:
• Phương pháp phân tích tính toán
Là phương pháp xây dựng mức lao động dựa vào tài liệu tiêu chuẩn hoặc chứng từ kỹ thuật, các công thức tính toán thời gian hao phí, các nhân tố ảnh hưởng tới thời gian hao phí.
Các bước xây dựng mức lao động theo phương pháp phân tích tính toán như sau:
+ Phân tích bước công việc cần định mức ra các bộ phận hợp thành về lao động cũng như về công nghệ, loại bỏ những bộ phận thừa và thay thế những bộ phận lạc hậu bằng những bộ phận tiên tiến để có được kết cấu bước công việc hợp lý.
+ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hao phí thời gian hoàn thành từng bộ phận của bước công việc, trên cơ sở đó xác định trình độ lành nghề của người lao động cần có, máy móc, dụng cụ cần dùng, chế độ làm việc tối ưu và tổ chức nơi làm việc hợp lý nhất.
+ Dựa vào quy trình công nghệ và tiêu chuẩn các loại thời gian cho từng bộ phận của từng bước công việc. Tổng cộng các hao phí thời gian này được mức thời gian cho bước công việc.
Các công thức có thể áp dụng:
Phương pháp phân tích – khảo sát
Là phương pháp xây dựng mức dựa vào các tài liệu nghiên cứu, khảo sát tại nơi làm việc bằng chụp ảnh , bấm giờ hoặc kết hợp cả chụp ảnh và bấm giờ. Nó cho phép nghiên cứu từng công đoạn, từng thao tác, phát hiện các thời gian hao phí và nguyên nhân gây lãng phí.
Các bước xây dựng định mức công việc theo phương pháp này như sau:
+ Phân tích và nghiên cứu kết cấu bước công việc, xác định các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành bước công việc.
+ Dựa vào tiêu chuẩn hoặc tài liệu nghiên cứu khảo sát tại nơi làm việc xác định thời gian của từng bộ phận bước công việc và thời gian trong ca làm việc của người lao động (thời gian chuẩn bị, kết thúc, tác nghiệp, phục vụ, nghỉ ngơi, nhu cầu cần thiết).
+ Dùng phương pháp tính toán để xác định mức thời gian, mức sản lượng.
• Phương pháp so sánh điển hình
Mức điển hình được xây dựng theo phương pháp phân tích khảo sát, có căn cứ khoa học đại diện cho nhóm công việc có những đặc trưng công nghệ hay nội dung kết cấu, trình tự thực hiện giống nhau nhưng khác nhau về kích cỡ (trên cơ sở đó xây dựng hệ số quy đổi cho các bước công việc điển hình).
Cách thức thực hiện:
– Xác định bước công việc điển hình bằng việc chia các bước công việc cần xây dựng mức ra thành các nhóm có đặc điểm và kết cấu của quy trình công nghệ tương đối giống nhau. Mỗi nhóm chọn một (hoặc một số) bước điển hình (thường nên chọn các bước công việc có tuần xuất xuất hiện lớn nhất) (sản xuất nhiều nhất).
– Dùng phương pháp phân tích tính toán hoặc phân tích khảo sát để xác định mức lao động cho các bước công việc điển hình.
– Xác định hệ số quy đổi cho từng bước công việc.
– Xác định mức lao động cho các bước công việc không điển hình theo công thức sau:
Làm sao để tuyển dụng đúng nhân tài ngay từ đầu?
Trên thực tế, số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra cho một nhân viên từ lúc tuyển dụng cho đến lúc thôi việc không phải là một con số nhỏ, đặc biệt là ở các cấp bậc quản lý. Số tiền đó bao gồm chi phí tuyển dụng; chi phí lương, thưởng, phúc lợi; chi phí duy trì trong thời gian công tác; chi phí khi thôi việc và cả chi phí cơ hội (đánh mất khách hàng trung thành, làm suy yếu khả năng thâm nhập thị trường, khiến nhân sự giỏi khác bỏ đi…).
Trong cuốn Top Grading, tác giả Bradford D. Smart cho biết, khi doanh nghiệp tuyển dụng sai người cho vị trí trưởng phòng marketing, với mức lương 70 triệu đồng/tháng, tổng thiệt hại doanh nghiệp phải chịu liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự này trong vòng 2 năm rưỡi là… hơn 700.000 USD.
Để dự đoán khả năng thành công của ứng viên một cách chính xác hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng những công cụ hỗ trợ cho khâu tuyển dụng. Công ty CP Nhân lực BCC vừa giới thiệu Trung tâm khảo thí B.A.C (BCC Assessment Center) – một dạng công cụ trung lập, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng hơn về năng lực, tính cách, năng khiếu, ước mơ, hoài bão… của ứng viên, xem có phù hợp với văn hóa công ty hay không.
BCC Assessment Center được phát triển bởi một chuyên gia người Việt, đối tượng mẫu để làm nghiên cứu cũng là người Việt và được ứng dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp Việt.
Ông Trần Hoàng Bảo – Chủ tịch HĐQT Công ty CP Nhân lực BCC cho biết: “Thông qua các câu hỏi trắc nghiệm tâm lý, kiểm tra kỹ năng ngôn ngữ, kỹ năng thuyết trình, phản biện trước hội đồng, kỹ năng tương tác với mọi người… nhà tuyển dụng sẽ thấu hiểu một cách sâu sắc về ứng viên của mình, nhất là cho các vị trí quản lý cấp cao, vì những vị trí này cần có sự gắn bó lâu dài, bền vững”.
Theo TS. Trần Hữu Đức – Giám đốc giải pháp phát triển tổ chức Công ty CP Nhân lực BCC, quyết định tuyển dụng chính xác nhờ các công cụ phù hợp sẽ đem đến khả năng thu hồi vốn cực kỳ cao cho doanh nghiệp, có thể cao gấp 5 – 7 lần so với việc sử dụng những công cụ quá xuề xòa, dễ dãi với độ dự báo thấp.
Hơn 10 năm làm việc trong lĩnh vực nhân sự, bà Trần Thị Hiền – người phụ trách nhân sự cho Công ty CP Xây dựng Sài Gòn cũng cho hay: “Tôi phải sử dụng nhiều công cụ về đánh giá nhân sự, phỏng vấn ứng viên bằng nhiều cách khác nhau mới mong tìm được người giỏi.
Vì tuyển người bằng những công cụ đơn giản sẽ khó có được cái nhìn sâu để đánh giá năng lực của nhân sự đó, đặc biệt là những nhân sự cấp cao. Nếu sau một thời gian dài mới nhận ra sự không phù hợp, công ty sẽ phải chịu thiệt thòi, tổn thất lớn về chi phí. Trên thực tế, người tài vốn không ít nhưng rất khó tìm người phù hợp với công ty mình.
Khi không hòa hợp được với các trưởng bộ phận, hiệu quả công việc của họ sẽ không cao, năng lực của họ cũng không được tận dụng hết”.
Trong bối cảnh Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC) vừa được thành lập, “chiếc bánh” thị phần đã nở ra gấp nhiều lần, điều doanh nghiệp cần làm là thay đổi tư duy và chiến lược. Và theo TS. Trần Hữu Đức thì “mọi sự thay đổi phải bắt nguồn từ con người”.
Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com
Website: https://maula.vn
SP: https://www.youtube.com/watch?v=VLUrkEZInDw
Bh: https://trungdan.com/may-dong-phuc-gia-re-tai-tphcm.html
Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2